2021年5月，国务院办公厅发布《关于推动公立医院高质量发展的意见》，该文件强调了加强信息化建设的重要性，并推动了公立医院及医院信息标准化的发展。国家卫健委随后印发《医院智慧管理分级评估标准体系（试行）》［1］，旨在建立一个智慧管理的现状评估及持续改进智慧管理现状的标准体系，为实现高级业务联动与管理决策支持功能提供指导。在这一背景下，公立医院智慧报账体系建设成为实现智慧管理重要一环。智慧报账体系利用云计算、大数据等信息技术，融入了管理会计基本理念和方法，以真实发生的临床业务为驱动，既是驱动业财深度融合的起点，也是实现精细化管理、战略、业务和财务一体化管理闭环体系的关键步骤和路径［2］。
本文以Y专科医院为研究对象，通过深入研究全国各公立医院智慧报账建设的先进经验并结合本医院战略管理目标、财务信息化发展的阶段和自身的软硬件情况，总结出具有普适性的建设意见和建议。这些成果不仅为公立医院信息化在全国范围内普及提供一定的理论支持，也为其他医院智慧报账系统的建设提供了参考。
1 医院传统报账模式存在的主要问题
“会计电算化”报销模式下，财务工作主要依赖财务人工复核和手工入账。在新时代背景下，这种传统报销模式已无法满足医院精细化管理和内部控制的要求，主要问题包括以下4种。
1.1 财务定位不准确，重核算轻管理
公立医院财务部门定位是资金核算部门，传统报账模式作为医院的基础性财务工作，涉及日常业务的财务记录。公立医院财务部门传统定位忽视了财务战略价值，按照管理会计理念，财务不仅是对医院经济活动的全面反映和监督，对于医院的战略规划、资源配置、风险管理、运营效率提升、持续改进、数字化转型、合规性增强等方面都具有不可替代的重要性［3］。
1.2 顶层规划不足，信息孤岛现象严重。
在“十三五”期间，具有互联互通平台的三级医院仅占30%［4］，系统间的连接性较差、信息孤岛现象严重。这与财务信息化缺乏顶层设计和整体规划，重视程度不足密切相关［5］。长期以来，财务信息化在公立医院不受重视，整体规划和顶层设计不完善，导致各部门按各自不同需求开发适用的业务系统，公立医院内部存在多个独立运行的业务系统和财务系统。原有系统集成性不强，基础数据标准不一致，数据不能自动进行不同口径间的转换，无法共享、共用。财务人员在各系统进行重复手工录入、加工数据，数据准确度不高，影响资源的配置效率。这些问题导致了信息孤岛的形成。
1.3 内部控制不完善，运营风险高
在传统的报销流程中，内部控制主要依赖于财务会计人员的手工操作，这种模式带来了一系列潜在的风险［6］。首先，不同业务事项的审批流程缺乏明确性和透明度，导致事前审批未能得到妥善执行，有时会出现事后补充审批的情况。其次，在线下审批过程中，审批的层级、权限、程序和责任分配不明确，使得审批环节变得复杂且不规范［7］，容易出现遗漏签字或越权签字的问题。此外，财务人员在人工审核过程中可能不够严格，对经费支出的范围、标准和必要附件的审核不够严谨，借款逾期未及时清理，导致工作差错。最后，关键岗位的职责和权限划分不清晰，财务会计与复核人员的职责界定模糊，这些问题都可能影响内部控制的有效性。
1.4 核算效率不高，职工满意度低
传统电算化模式实际上是将手工复核照搬到电脑上去，所有的报销业务均需报销岗与出纳岗的财务人员逐笔进行手工计算、审核并付款，整个报账过程中存在的大量重复性工作导致了效率低下，并增加了出错的风险。由于传统报账模式下是线下完成审批，报销人无法及时查阅材料审批进度，无法得知报账付款最终完成时间，信息不对称促使经办人只能多打电话、多跑路询问报销进度，导致职工满意度较低。
2 案例医院智慧报账体系建设优化实践
Y医院作为我国规模最大的公立某专科医院之一，在亚太地区处于领先地位和具有国际竞争力。Y医院以建设世界一流专科为战略目标，目前年门诊量140多万人次、年手术量10万多例，拥有两个院区和生物岛实验楼三个地点，实现多院区协同管理。
2.1 完善智慧报账体系顶层设计
在公立医院财务信息化建设中，Y医院深入调研并结合医院实际情况和精细化管理要求，完成了智慧报账信息化的顶层设计，致力于实现“业财融合+智慧化”，走在卫生行业前列。Y医院智慧报账系统顶层设计包括逐步实现智慧发票、智慧填单、智慧审核、智慧稽核、纸电校验、电子档案模块［8］。其中，智慧发票实现自动校验发票真伪、自动查重功能；智慧填单指通过光学字符识别（optical character recognition，OCR）技术识别开票内容，自动填报收支项目；智慧稽核指自动稽核扫描发票金额；纸电校验指经办人投递纸质材料时选择所属单据，保障系统对投递的材料进行检验，如有问题可即时提醒并退回。电子档案指扫描的材料生成电子档案并保存，在财务处理完成单据后，应将电子档案和生成的凭证匹配进行保存。设计核心主要体现在：
（1）以创新财务模式为基石，智慧服务为核心，构建以再造业务流程和优化资源配置为管理手段的医院高质量发展路径［9］。
（2）以技术手段为支撑，依托创新技术提高财务工作质量和效率，提升精细化、智慧化管理水平，助力公立医院高质量发展［10］。
2.2 统一基础数据字典
在智慧报账系统的构建中，基础数据的标准化和规范化是实现系统功能的关键。Y医院的基础数据包括供应商字典、辅助核算字典、成本单元字典、人员信息字典和银行信息字典等多个方面［11］。为了维护和整理这些数据字典，Y医院的财务与资产管理部门与人力资源工作部、设备物资部等相关部门进行了协同合作，根据既定的职责分工进行数据管理。通过这种跨部门的合作和统一的基础数据字典，Y医院提高了数据的可用性和一致性，有效解决了由于信息孤岛现象导致的数据混乱问题。这一整理工作不仅加强了数据管理的效率，而且为智慧报账系统的稳定运行和数据分析的准确性提供了坚实的基础［12］。
2.3 设计智慧报账体内控监管关键要素
Y医院结合国家和上级部门的制度要求，在智慧报账系统建设中将本医院报销制度通过系统内嵌的内部控制来实现主动控制、满足监管要求，主要体现在以下3点。
2.3.1 内嵌制度，严格控制标准 Y医院对各项经费开支进行了细致的梳理，明确了开支的范围、类别和标准，并针对关键费用项目如差旅费、因公出国（境）费、会议费、培训费和招待费等，建立了严格的费用控制机制［13］。具体措施包括：差旅费、因公出国（境）按照出差人员级别设置出差工具标准、按照出差目的地、天数设置住宿费报账上限；会议费、培训费按照每天每人综合定额标准设置报账上限；招待费按照接待陪餐人数、接待餐表标准设置上限。通过这种制度内嵌的方式，Y医院实现了对经费开支的标准化控制，确保了费用支出的合理性和合规性，同时提高了财务管理的效率和透明度［14］。
2.3.2 设置风险预警机制，规范借款行为 Y医院的智慧报账系统在处理借款业务时，要求经办人在编制借款单据时必须填写预计还款日期，并配套设置还款提醒功能。在冲销账目时，实现报销事项与员工借款的自动关联。财务人员需定期进行逾期借款的核对与催收活动，通过及时清理员工借款，规范借款行为。
2.3.3 明确岗位职责，加强关键岗位控制 在Y医院智慧报账流程的重塑过程中，特别强调了财务内部管理权限和职责分工的约束与制衡机制。具体来说，财务审核岗位主要关注经费使用的合规性、报销金额是否符合既定标准、审批流程的完整性以及所附原始凭证的完备性。审核阶段对于未按照既定程序进行审批的报销请求，拥有拒绝的权力。财务复核岗位重点转移到审批流程的完整性、单据填写的准确性以及附件的完整性等关键点［15］。Y医院通过加强关键职能岗位的监管，显著提高了这些岗位的管理效能，确保了权力与责任的平衡，并推动了关键岗位管理向规范化和制度化方向发展。
2.4 优化智慧报账体系内控流程
2.4.1 再造审批流程，提升审批效率 Y医院依据财务制度，对不同业务事项的审批环节和流程进行了明确规范。在智慧报账系统中，为管理人员设定了线上事前审批和报账审批的级别、权限、程序和责任，从而减少了人为操作的随意性，增强了审批的确定性，有效提升了审批效率［16］。此外，系统要求必须先完成在线事前审批表的填写，才能进行报账申请单的填写，这一措施有效预防了事前审核不严、事后补充审批流程的情况。通过重新设计审批流程，审批人员在各自的授权范围和额度内对业务事项的合规性与合法性进行审批，严禁越权和越级审批。这种流程的重塑不仅便于追溯和监管，而且确保了事前审批事项和报账审批能够遵循既定规则和标准有序进行［17］，从而有效规避了审批环节潜在的管理风险。
2.4.2 设计内控表单，明确附件要求 Y医院针对不同费用类别精心设计了报销表单，并明确规定了必须提交的附件类型。Y医院梳理财务制度，个性化制定附件必填项。按照《差旅费》规定，附件要求上传邀请函、会议通知；按照《会议费》和《培训费》规定，附件要求上传邀请函、会议（培训）通知、参会人员签到表；按照《接待费》规定，上传邀请专家访问审批表、邀请函（公函）、接待清单、菜单；按照《公务卡管理暂行办法》要求，对应使用公务卡的个人垫支业务，使用公务卡需在附件中提供刷卡记录，未使用的需在附件中上传报销说明。这种精细化管理不仅能够有效地提醒报销人员注意材料的完整性［18］，促使他们及时补充和更新所需材料，而且提高了财务管理的规范性和透明度、降低了内部控制的风险，确保了医院资金的合理和高效使用。
3 Y 医院智慧报账体系建设优化成效
3.1 凸显财务战略地位，实现精细化管理
Y医院智慧报账系统的上线是管理会计在医院财务信息化建设中的重要应用。该系统不仅显著增强了医院管理的精确性和覆盖范围，而且提升了财务运营的效率，促进了财务管理职能向集中监管型、决策支持型和价值创造型的转变。随着财务部门在医院中的战略地位日益突出，不仅对医院经济活动的全面监督和财务资源的高效配置，还促进了医院管理从以收入增长为中心的外延式扩张向以提高管理质量和内涵式发展为重点的转变［19］。此外，智慧报账系统还鼓励财务人员更深入地参与业务流程的前端，加强业财深入融合，为医院管理层的战略决策提供数据支持、提高医院的运营效率和经济效益［20］，对医院整体管理的精细化和高质量发展起到了关键作用［21］。
3.2 重视顶层设计，实现系统互通互联
智慧报账系统通过数据集成和系统集成工作，加强智慧报账系统、会计核算系统和预算管理系统有效对接［22］，确保数据信息规范性、完整性有效性，支撑数据统计、分析、评价和监控作用。在此基础上，建立公立医院数据共享中心，实现数据的一致性、增强性和共享性。Y医院智慧报账系统顺利上线，成功使医院财和物由原来孤岛式管理变成集成化管理，系统互联互通、数据共享，实现了自动凭证生产、自动取数和数据分析数据的提取，促进医院数字化转型，提高医院管理决策的质量和效率。
3.3 提升核算效率，提高职工满意度
Y医院智慧财务报账系统通过对财务流程的智慧化监管，有效避免了财务管理的低效与低能。智慧报账系统数据自动抓取，Y医院成功升级会计核算体系，自动生成凭证生成率提高到90%，分担会计人员的工作压力，实现人、财、物统一，提高会计核算效率［23］。系统上线后，经办人提交报账申请，审批人不必局限于特定时间、空间，可以随时审批操作。经办人可以查询审批进度、报销进度，通过可视化流程，让信息多跑路，经办人少走路，缩短报账时间，实现绿色报账［24］。
3.4 完善内部控制，降低运营风险
Y医院智慧报账系统改变了原有报账系统靠经验、靠翻阅制度被动报销制度，将业务系统和财务系统有效嵌入应用平台，同内部监控需求进行对接， 促进医院内部监管更加细致，推进医院内部控制机制更加健全完善，有效防控财务风险。智慧报账管理在进行内部监管时，能够增强数据的智慧化分析，实现数据的有效整合，提高医院的运营管理能力，保障了医院财务安全和资产安全，为医院的可持续发展筑牢了坚实的风险防线［25］。
4 总 结
Y医院在智慧报账体系的建设与优化实践中，积累了宝贵的经验，为其他医疗机构提供了可借鉴的范例。在智慧报账体系的构建上，面对挑战，Y医院展示了通过科学规划、分阶段实施、强调数据规范和内控强化的原则，结合智慧化技术手段，可以有效克服现有问题。这不仅促进了系统间的互联互通，还提高了管理的精细化水平，提升了工作效率，并且使风险处于可控状态。医院应通过智慧报账系统的建设，实现管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化的闭环管理，以此推动医院在数字化时代实现更高质量的发展。随着技术的持续进步和医院管理需求的不断变化，智慧报账体系需要不断地进行迭代和升级，以持续发挥其在公立医院建设中的关键作用。
